Objectifs de la politique

Dans le cadre des services que nous vous rendons, vous nous confiez des renseignements personnels nécessaires pour mener à bien notre travail. Nous
reconnaissons que ces renseignements sont précieux et nous nous engageons à en maintenir la sécurité, la confidentialité et l’exactitude.

Notre politique relative à la confidentialité a été conçue pour répondre aux lignes directrices de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, dans le but de vous fournir un environnement sécuritaire pour nous soumettre vos renseignements.

Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont nous recueillons les renseignements en question, dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous. Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

Pour toute question sur cette politique vous pouvez écrire au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Associé responsable de la protection des renseignements personnels
7200 Hutchison bureau 200
Montréal (Québec)
H3N 1Z2
vieprivee@apsv.ca

Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

Voici la liste des principaux renseignements pouvant être obtenus dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, selon la nature de services rendus :

  • Noms, prénoms
  • Date de naissance
  • Numéro d’assurance sociale
  • Adresse courriel
  • Adresse postale
  • Numéro de téléphone
  • Coordonnées bancaires / spécimen de chèque
  • Spécimen de signature
  • Situation familiale (état civil, personnes à charge, etc.)
  • Renseignements médicaux
  • Genre et orientation sexuelle
  • Informations financières et fiscales (ex : revenus, résidence aux fin de l’impôt, etc.)
  • Informations sur vos convictions syndicales, politiques ou religieuses
  • Renseignements sur les interactions numériques (site web, sites de médias sociaux)
  • Renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, VPN, proxies, type d’appareil et système d’exploitation)
  • Renseignements sur votre emplacement approximatif qui sont générés à l’aide de votre adresse IP lorsque vous visitez notre site web
  • Type et langue de votre navigateur
  • Durée des visites sur notre site web
  • Préférences en matière de langue et de communication
  • Tout autre renseignement personnel fourni

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur une autre personne que vous (client, conjoint, personnes à charges, mandataire, etc.), nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, leur utilisation ou leur communication aux fins énoncées dans cette politique.

Personnes/entités pour lesquelles nous pouvons recueillir vos renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte auprès de tiers (ex : autres cabinets comptables, administrations fiscales, etc.)

Avant de recueillir des renseignements personnels vous concernant, nous prenons des mesures pour nous assurer que le tiers qui les fournit se conforme aux lois et aux règlements sur la protection des renseignements personnels qui s’appliquent à vos données; à titre d’exemple, le tiers vous a avisé de la collecte de renseignements vous concernant et il a obtenu tout consentement requis afin que nous puissions traiter ces renseignements personnels de la manière décrite dans le présent énoncé de confidentialité.

Nous conservons les preuves du consentement qui nous a été donné lorsqu’un tel consentement a été rendu nécessaire.

Utilisation des renseignements personnels recueillis aux fins de la prestation de services

Nous utiliserons vos renseignements personnels afin de vous fournir des services. À cet égard, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels dans le cadre de correspondances liées aux services. Ces correspondances peuvent être entretenues avec vous et toute tierce partie que vous désignez pour collaborer avec nous dans la prestation des services, nos fournisseurs de services ou des autorités compétentes.

La manière dont nous utilisons les renseignements personnels varie selon le service rendu. Voici une liste non exhaustive des services pour lesquels nous pourrions utiliser des renseignements personnels :

  • Préparation des déclarations de revenus de particuliers ou de sociétés
  • Réalisation de mandats de certification (ou activité similaire)
  • Tenue de livres
  • Relations avec les administrations fiscales

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Obligations légales et réglementaires applicables;
  • Demandes de renseignements et communications d’autorités compétentes;
  • Ouverture de compte d’un client et autres besoins de nature administrative;
  • Communications dans le cadre de formations, informations d’intérêts, sondages sur nos services, rétroactions sur votre satisfaction ou toute autre fin d’affaire;
  • Gestion des demandes transmises par notre site web;
  • Gestion et amélioration de notre site web.

À qui nous communiquons vos renseignements personnels

La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers pour fins de sollicitation.

Pour l’une ou l’autre des fins précédemment mentionnées, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à votre sujet à :

  • Tierces parties nous fournissant des services
  • Autorités compétentes
  • Votre employeur
  • Vos conseillers juridiques et financiers
  • Aux agences d’évaluation de crédit ou autres organismes similaires
  • Autres tierces parties qui ont raisonnablement besoin d’accéder à des renseignements personnels à votre sujet.

En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.

Veuillez noter que nous et certains des destinataires de vos renseignements personnels mentionnés dans le présent énoncé de confidentialité pouvons traiter vos données dans n’importe quelle province du Canada ou dans des pays à l’extérieur du Canada. Dans certains cas, il est possible que des activités de traitement de données soient effectuées dans des régions où les lois locales ne fournissent pas forcément le même niveau de protection des données qui existe dans votre région. Nous nous assurons que les mesures de protection mises en place pour protéger vos renseignements personnels sont conformes à nos obligations juridiques.

Nos fournisseurs de services

Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :

  • services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d’hébergement, services de maintenance et support)
  • services professionnels
  • services financiers et opérations bancaires
  • services d’assurance
  • services de courrier
  • services de destruction confidentielle de documents

Tous les fournisseurs qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons.

Nos mesures de protection de vos renseignements personnels

Nous avons recours à un large éventail de mesures physiques, électroniques et administratives afin de nous assurer que vos renseignements personnels que nous conservons sont protégés et à jour.

Ces mesures comprennent notamment :

  • la sensibilisation et la formation de notre personnel afin de nous assurer qu’il connaît nos obligations en matière de protection de la vie privée au moment du traitement de renseignements personnels;
  • des mesures de sécurité technologique, notamment des pare-feu, des mots de passe, l’authentification multifacteur et les logiciels antivirus;
  • protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc.
  • un responsable de la protection des renseignements personnels nommé pour superviser les questions de protection des renseignements personnels pour notre cabinet.

Même si nous prenons des mesures de sécurité appropriées au moment de la collecte de vos renseignements personnels, la transmission de données par internet (y compris par courriel) n’est jamais complètement sécuritaire. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les renseignements personnels, mais nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que nous recevons ou transmettons.

La période de conservation de vos renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels dans nos systèmes pour une durée correspondant à la plus longue des périodes suivantes :

  • aussi longtemps qu’il est nécessaire pour l’activité ou les services visés;
  • toute période de conservation requise par la loi ou les normes professionnelles;
  • comme établi par nos politiques ou pratiques de conservation internes, la durée peut varier selon la nature des renseignements conservés.

En outre, toute copie des renseignements personnels stockés dans nos fichiers de sauvegarde électroniques sera détruite conformément au cycle de vie courant des copies de sauvegarde.

Vos droits

Vous avez divers droits relativement à vos renseignements personnels. Dans la mesure prescrite par la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de faire ce qui suit :

  • Obtenir la confirmation que nous traitons vos renseignements personnels et obtenir une copie des renseignements personnels que nous conservons vous concernant;
  • Nous demander certains renseignements sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels;
  • Nous demander de mettre à jour vos renseignements personnels détenus ou de corriger des renseignements personnels erronés ou incomplets;
  • Nous demander de supprimer certains renseignements personnels que nous conservons vous concernant, ou de limiter l’utilisation que nous en faisons;
  • Retirer votre consentement nous autorisant à traiter vos renseignements personnels (dans la mesure où ce traitement est assujetti à un consentement).

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos renseignements personnels ou une demande d’accès à des renseignements personnels dont nous avons discuté, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information.